Normas para la práctica profesional del “OFICIAL DE CUMPLIMIENTO”
Introducción:
El Oficial de Cumplimiento realiza una actividad independiente, objetiva, la cual está concebida para agregar valor ético a la Empresa, así como la de prevenir los delitos hasta hoy establecidos por la Ley 20.393, a saber: cohecho, financiamiento del terrorismo y lavado de dinero asimismo.
El cumplimiento de las normas es esencial para el ejercicio de responsabilidades de los oficiales de cumplimiento por lo que vamos a intentar definir las normas básicas, o sea intentar establecer la hoja de ruta que consideramos se deberá seguir a la hora del ejercicio de la función.
Normas Sobre Atributo
A. Los derechos y obligaciones de la actividad del Oficial de Cumplimiento deberá estar formalmente establecido en un contrato, el cual deberá ser suscrito por el Directorio de la Empresa, e incluido en las Actas del Directorio, así como el compromiso de cumplir con el Código de Ética.
Según la Ley N° 20.393 el Oficial de Cumplimiento deberá durar en su cargo hasta 3 años, el que podrá prorrogarse por períodos de igual duración.
B. Se deberá determinar en forma clara además los recursos económicos y humanos con los que contará el Oficial de Cumplimiento.
C. Acceso a toda la información de la Empresa, no sólo la actual, sino la eventualidad de nuevos negocios
D. Independencia de la organización. La labor del Oficial de Cumplimiento debe estar libre de injerencia al determinar el alcance de la aplicación de los protocolos, tanto al desempeñar su trabajo como al comunicar sus resultados.
E. Obligación de Confidencialidad, debe estar incluido dentro del contrato a suscribir por el Oficial de Cumplimiento la obligación de reserva y confidencialidad en cuanto a la actividad financiera y/o comercial de la organización que obviamente no implique alguno de los delitos establecidos por Ley.
F. Obligación de informar en forma periódica. Se debe incluir dentro del contrato, no sólo los resultados de su gestión, sino un cronograma de trabajo, la obligación de informar que debería ser cada seis meses como mínimo.
Debido Cumplimiento Profesional
Se deberá cumplir el trabajo con la diligencia y pericia que se espera de un Oficial de Cumplimiento, pero el debido cumplimiento profesional no implica infalibilidad.
El Oficial de Cumplimiento debe ejercer el debido cuidad profesional al considerar:
A. Los medios necesarios para alcanzar los objetivos del trabajo; por lo que se deberá hacer especial mención al conocimiento y aplicación por parte de los Jefes, Empleados ya sean de la organización o de empresas tercerizadas de los protocolos de actuación.
B. La complejidad, naturaleza o significativita de asuntos a los cuales se aplican procedimientos de riesgo y control.
C. La probabilidad de errores materiales, irregularidades o incumplimientos de los protocolos de actuación.
La ocurrencia de riesgos no identificados implica en forma inmediata, luego de dar aviso al Directorio de la Organización, efectuar los cambios del protocolo fallido y consiguientemente, comenzar a dar a conocer a los funcionarios y demás en zona de riesgo de los cambios.
Desarrollo Profesional Continuo
Los Oficiales de Cumplimiento deben en todo momento actualizar y perfeccionar sus conocimientos, aptitudes y otras competencias mediante la capacitación continua y permanente, en especial en lo que respecta a la sanción de nuevas leyes y o reglamentaciones, ya sea de autoridades nacionales como municipales.-
Gestión de Riesgo
El Oficial de cumplimiento debe asistir a la organización mediante la identificación y evaluación de la exposición de riesgo, contribuyendo a la mejora de los sistemas de gestión de riesgo y control, así como una continua evaluación de la eficacia del sistema. A tal efecto resulta indispensable:
a) Confiabilidad e integridad de la información financiera, operativa y comercial, en especial la que se considera de riesgo alto.
b) Eficacia y eficiencia en las operaciones.
c) Cumplimiento de leyes, reglamentaciones y contratos.
Planificación del Trabajo del Oficial de Cumplimiento
Al planificar el trabajo se deberá:
· Evaluar los objetivos de la actividad que debe ser custodiada, y los medios con los cuales la actividad controla el desempeño.
· Riesgos significativos – de acuerdo a la Ley- de la actividad, sus objetivos, recursos y los medios con los cuales el impacto potencial del riesgo se vio minimizado.
· La adecuación y eficacia de los sistemas de gestión y riesgo y control de actividad, previendo introducir mejoras sustantivas en dichos sistemas.
· Preparar para su fácil comprensión, de manuales de trabajo, de acuerdo a la función que cumpla dentro de la Organización, así como la difusión sistemática de los protocolos de actuación, y obviamente del Código de Ética de la Organización.
· Se debe precaver la posibilidad de error, incumplimiento o no haber previsto la situación, debe formularse un protocolo de actuación en caso de ocurrencia de dicha situación.
· Línea de denuncia, el Oficial de Cumplimiento, ya sea per se o por funcionario dependiente de éste recibirá denuncias a las violaciones del Código de Ética o de los protocolos de actuación, dejando en claro que dichas denuncias serán anónimas, y en el caso de que se divulgara el nombre del denunciante, no habrá represalia de ningún tipo contra éste.
· Custodia de toda la información relevada en cumplimiento de las obligaciones por un lapso que nunca podrá ser inferior a los diez años, en atención a la prescripción del delito de lavado de activos.
Elementos que deviene imprescindible tomar en cuenta a la hora de diseñar un sistema de control de riesgo.
Fuera de lo ya explicitado y a la hora de formalizar los protocolos de actuación sin lugar a dudas que es conveniente la observancia de lo que internacionalmente ya ha sido probado, sin que ello implique el desiderátum, ya que como lo hemos expresado las corporaciones, empresas tienen su propio ADN, por lo que estandarizar protocolos de actuación sin tener el conocimiento pleno y cabal de todas las operaciones que realiza la empresa podría determinar que se incurran en errores, cuya consecuencia podría ser la responsabilidad penal de la persona jurídica.
El proceso de normalizar nos permite formular, y aplicar reglas con el propósito de establecer un orden en una actividad específica para beneficio y con la cooperación de todos los interesados (trabajadores, accionistas, ejecutivos, cliente, etc.) para la obtención del mejor de los resultados, respetando los espacios de seguridad y funcionalidad.
La normalización pretende mejorar la competitividad de productos y servicios, habilitando a la empresa posicionarse local como eventualmente en el exterior, dicha estandarización y/o procedimientos establecidos por consenso y que fueren aplicados por organismos reconocidos (como lo son las Normas ISO) las cuales se basan en resultados consolidados de la ciencia, la tecnología y la experiencia y sus objetivos deben ser los beneficios óptimos de la comunidad.
Seguramente lo anteriormente expuesto excede la función a la que hoy es llamado el “oficial de cumplimiento”, dado el limitado contexto operativo que le otorga la Ley, pero seguramente no faltará mucho tiempo en que se amplíen o bien la gama de delitos que deberá resguardar y prevenir, o por otro lado ampliar las responsabilidades del mismo necesariamente deberá tomar en cuenta lo internacionalmente aceptado en cuanto a la prevención de los riesgos.
Miguel Ángel Soto González
Compliance
Encargado de Prevención de Delitos
Compliance
Encargado de Prevención de Delitos
(*) Lo expresado o descrito anteriormente es de responsabilidad del Sr. Miguel Ángel Soto González, y no constituye opiniones ni pensamientos de otras personas u/o empresas.
